Nieuwsoverzicht

Op deze pagina vindt u alle nieuwsberichten van Tecona

Bij het opzetten van een nieuwe boekhouding komt veel kijken, maar gaat ons straks wel veel tijdswinst opleveren.

Verhaal uit de TECONA praktijk.

Wat in 2016 begon als een tijdelijke administratieve ondersteuning, is inmiddels structureel geworden en omvat langzamerhand bijna alle factoren van de TECONA boekhouding. Sophia Pleket (54) is moeder van drie volwassen kinderen, heeft een Bed & Breakfast en tevens houdt zij zich bezig met de TECONA administratie in de breedste zin van het woord. Haar nieuwste uitdaging is de implementatie van het nieuwe boekhoudpakket ‘Exact Online’. Het is nu een hoop geregel, maar gaat een grote efficiencyslag opleveren. Hiermee is TECONA klaar voor de toekomst!

“In september jongstleden zijn we begonnen met de introductie van Exact Online; dit na enige dagen van training. Sinds begin oktober draait onze boekhouding binnen dit nieuwe Exact Online systeem. Bij zo’n implementatie komt veel kijken; alles moet opnieuw aangemaakt en ingevoerd worden. Sommige bestaande zaken konden we inlezen, maar er moest ook veel handmatig ingevoerd worden zoals projecten, uur soorten en het gehele personeelsbestand. Daarnaast moesten de grootboekrekeningen aangepast worden op de administratieve wensen van TECONA. Dit nieuwe gebruiksvriendelijke systeem is veel moderner dan wat wij eerst gebruikten en de online benadering maakt dat wij overal in kunnen loggen. Verder is het doel om de salarisadministratie ook in dit systeem te gaan uitvoeren. Daarbij is het ook zo dat wij een nieuw inleessysteem hebben dat ‘Basecone’ heet en dit nieuwe systeem werkt een stuk efficiënter. Wij gebruiken deze inleesmethode voor onze inkoopfacturen. Het enige dat nu nog moet gebeuren is onze leveranciers soms instructies geven over hoe zij hun factuur moeten aanpassen zodat deze automatisch wordt herkend. Na een controle, met eventuele aanpassing door mij, kan ik de factuur dan eenvoudig, met één klik, doorzetten naar Exact Online.”

“Daarnaast volgt er, met ingang van het nieuwe jaar, de implementatie van een app voor onze vaste medewerkers waarmee zij zelf hun urenverantwoording rechtstreeks kunnen gaan invoeren; ik voer dan alleen nog een controle uit en zal de uren goedkeuren. Dit gaat mij tijdswinst opleveren omdat ik nu wekelijks alle uren handmatig moet invoeren. Deze implementatie vraagt nog wel wat voorbereidingen! Ik ga, zodra alles goed draait in de nieuwe boekhouding, mij bezighouden met het maken van een korte interactieve training ten behoeve van onze vaste medewerkers en deze training zal in januari 2022 gegeven worden. Ik wil op een eenvoudige manier gaan uitleggen hoe zij zelf snel en efficiënt de urenverantwoording-app kunnen gaan gebruiken en hoe deze wekelijks ingevoerd dient te worden. Dit gaat wel enig omdenken vergen van de medewerkers omdat er bij het invoeren van uren gedacht moet worden vanuit de ‘factuur naar de klant’ en niet vanuit het perspectief ‘overwerk toeslagen’. De ingevoerde uren worden 1-op-1 facturen voor zover het facturabele uren bevat.”

“Nu kost het mij veel tijd om dit alles te implementeren, te controleren en in te voeren, maar straks gaat het zeker 10 tot 20 procent tijdswinst opleveren. Die gegevens in gedachte, maken dat ik graag mijn ‘mouwen opstroop’ voor deze mega administratieve klus!”

Terug naar overzicht